卷烟销售“大配送”信息化管理的实践与探索

陕西省烟草专卖局

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　礼泉县烟草公司　　自去年十月份礼泉县烟草公司率先实施访送分离营销模式以来，特别是销售工作已步入了正规的管理阶段，专卖稽查、卷烟销售的基础已逐步牢固，规范化市场、规范化的销售和规范化的组织机构已初步形成。但随着烟草行业面临加入WTO的挑战和变化了的市场要求，如何使我公司在激烈的市场竞争和行业高速发展中占有一席之地，企业的综合效益有大的增长，已成为现在和将来我司能否实现台阶式发展的一个重要课题，因此，建立一套基于现代商业模式的规范运作系统已迫在眉睫。等待、观望等于落后，今年春节刚过，我们就按照市局（司）“网建提升工程”、“信息建设工程”的要求和部署，立即着手布置。在分公司党委和网建办的大力支持和帮助下，我司针对现状，立即开展对此项工作的调研、论证和探讨，得出了可行性的结论及报告。经市局批准，于今年四月份正式开始实施访配综合业务系统软件的安装。此系统的实施，表明了礼泉公司正向着先进的管理目标迈出了第一步，标志着我们的整体工作已进入了一个新的发展时期，同时也更加坚定了我们贯彻“一价制”政策的信心和决心。现在，就一个多月来的运行情况加以总结并分六个部分汇报如下。　　一、前期准备阶段　　访配综合软件的实施运行是一项系统工程，它涉及公司方方面面的人员、机构和整体素质等，所以前期的准备工作就显得尤为重要。针对我县地处关中腹地、市场基础相对较好的特点，确立了由一把手赵志亮局长牵头、主管销售张军副经理主管的负责制，首先对公司内部的机构进行有针对性的规划和改制，其次组织大量的人力进行详细的市场摸底，从而使前期的准备工作有了细致的安排和部署，取得了第一手资料，同时进行了为期一周的分析和研究，为整个系统的成功运行打下了良好的基础。　　1、筛选经营户　　春节过后，我们就开始对经营户进行有针对性的筛选工作，在原来2100多经营户的基础上，逐片区、逐分部有目的登记具有访销价值的经营户并初步纳入网络，通过筛选，我县重新入网商户数为1718户，其中大城区816户（县城274户，新时区240户，药王洞区30２户）、阡东区238户、赵镇区230户、泔河区249户、叱干区185户。经过近一个多月的零售户整合，现有正式入网零售户1200户。　　2、线路和路段划分　　这次配合软件系统的建立，我们将原来访送分离初期确立的访送线路，特别是访销线路进行了重新的划分和整合，在进行线路设置之前，对所有的线路与路段的划分充分结合人员、车辆等因素作了全面统一的考虑和安排，根据区域明确、线路清晰、利于操作、节约成本等原则，分别对线路、路段、商户的访送次序进行设置和确立，使其更符合空间性、时间性、效用性，形成固定模式的更具程序化操作性能的模式化线路。访销线路共分为A、B、C线，除城区A、B、C线上分别有两条支线路，其他六个访销分部在A、B、C线上，分别有三条支线路，所以大的线路A、B、C共有21条，细分线路60条；送货线路为城区两辆送货车6条线路，其他6个配送小组各有3条线路，共有送货线路24条。　　3、人员培训和确立　　我县公司由于历史原因，职工业务能力和素质偏低，特别是由于访配部门使用了大量的临时人员，水平参差不齐相差很大，所以我们根据实际，针对现状采取了事前、事中和事后三段培训法，同时聘请市局及西安等地计算机专家进行现场指导和培训演练，专门组织有关人员赴秦渭配送中心学习并实际操作等，人员的业务水平和操作技能在短期内有了明显提高。通过培训，使我们对公司内部人员有了一个纵向和横向的认识和展示，并适时确立了系统管理员、系统操作员、结算员、基层分部微机操作员等，从而使人员配置的效用性在整个软件工程进展中起到了关键作用。　　4、结合实际设立虚拟管理中心　　管理中心概念的提出是适应了烟草行业经营模式的转换，适应了从坐销变成了访销配送，从以批发部综合管理变成了商流、物流、资金流的互为分离和专业管理，变成了访销、配送、稽查三线互相独立和互相监控。因此，根据我司目前组织机构尚未完成改造之前，决定形式上不一定有管理中心这样的机构，但在当前将管理中心的职能分配给具体部门，就是将管理信息中心作为信息管理的集散地，全面管理共用信息，尤其是对代码管理、线路管理、组织人员管理起集约作用，然后在以后工作中逐步完善。　　5、系统建立和配置　　由于先期所做的大量的准备工作，系统的建立应该说是水到渠成，经市局同意公司投资16万元建立此系统。4月初，我司先后同西安航星软件公司、北京恒基伟业公司等进行多次交涉和谈判，商量有关事宜；4月12日，分公司网建办和航星软件公司专业人员正式入住礼泉公司，在建立软件程序过程中，高度赞扬了我司前期准备工作。在此期间，我们购置计算机5台、POS机21部、高速打印机1台、写卡器、UPS电源等，设立了局域网，改造了原有的服务器，并重新组合有关股室办公结构，打通了信息传递一条龙的通道。4月24日，系统开始进入试运行阶段，为了保证运行正常，我们在使用POS机载入订单并打印机制单的同时，手工单仍继续保留。由于计划周全部门协调有力，28日即顺利进入正式运行。　　二、系统功能介绍　　访销配送综合业务软件是基于现代商业模式的规范运行的系统，它强调规范的工作流程，并依赖于良好的严密的基础管理工作。整套系统由进销存业务系统、访销管理系统、配送管理系统、仓储管理系统、户籍化管理系统、考核管理系统、领导查询系统等组成，它将为我司卷烟营销提供一个完整的全面操作方案。进销存业务系统是基本的管理系统，其余的五大系统是为充分发挥其功能并支持现代访送分离模式和适应此模式下的管理要求的系统，而领导查询系统则是所有系统的服务对象，领导借助于该系统实施对公司整体运作的全面监控。随着我公司管理上的不断进步，以及管理经验的不断积累，公司各种数据库及知识库的不断建立，应用现代数据处理技术，我们将在这套系统的基础上，逐步建立起公司的决策支持系统。　　三、系统业务流程（配送中心部分）　　1、每天早上从配送中心调出库存总量和品种，进行分解，然后把可访销量发到5个访销分部，5个访销分部开始接收数据，下载到POS机中。　　2、访销员手持POS机到客户访销，客户插入IC卡，访销员输入客户订单，然后回访销中心上传访销数据（或订单）。　　3、各访销分部上传数据到管理中心，配送中心进行配货数据处理，然后打印票据。票据分为4种票：（1）总领单（所有访销量）作出库；（2）配货单（每个送货片区量）；（3）领货单（每个送货员要送的量）；（4）送货单（每个经营户明细）。票据打印完后，配送中心根据票据整理货物，出库分拣，到第二天送到经营户手中，收款后，持交款单到配送中心结算，发生的退货单作退货处理。　　四、整体运作状况和实际应用　　访配软件系统运行一个多月来，由于公司各方面人员的共同努力和协助，从运行不顺利到目前的系统比较畅通，是一个循序渐进的过程，它表明了我们礼泉公司的各项工作，特别是卷烟销售和专卖管理已步入了较为正规的管理实施阶段，它必定为公司以后的跳跃式发展奠定坚实的基础。从运行情况看：1、访销方面，软件系统为访销员提供了较为开阔的自我能力发展的空间和更为严格的要求，实现了管理中心和基层访销分部在客户信息、卷烟信息、货源信息、销售信息、线路信息、路段信息等的共享；POS机的应用首先为线路和路段的进一步优化提供了可靠的依据。其次是管理中心能及时掌握访销动态和访销员的活动情况，从宏观上监控了当天乃至一段时期的访销变化，信息及客户的来源是否符合规范的要求。2、配送方面，此系统的建立使配、送货变的更加容易起来，送货环节最头疼的算账、收款出现的差错将减少到最低程度。从打印单据到货送至经营户手中，省略了许多人工操作、计算、分拣货物等带来的不便，送货线路的严格管理和控制，也为专卖销售管理的进一步规范提供了可能。3、财务结算由于原来的人工开据，现在使用信息系统后，完全由配货单产生，减少了差错率，节省了人力，大大提高了结算效率。4、信息系统把原来三员之间松散的管理变的更加紧密，随着系统的完善，三员独立、责任共担、互相制约、互相协作的局面也会随之形成。专卖管理在充分取得销售信息后，通过分析、筛选和整理，量化成户籍化管理中的真实数据，从而做到户管工作有的放矢。5、通过信息系统的实施，我们建立了经营户销售动态数据库，根据访销量的变化，为选择和培育重点客户创造了条件，反过来为访销服务。6、在信息系统具体应用的基础上，我们根据叱干区域地处山区、零售户分散、销量较稳定、电话普及率高等特点，进行了有针对性的改造，实行电话访销试点和客户经理制，经过一个多月的运行，取得了较好的效果。6、　　五、存在问题及下一步设想　　由于我司的访、配综合软件运行的时间较短，难免存在这样和那样的问题和困难，有的问题也只能在以后的应用和操作中逐一发现并在实践中加以解决和完善。通过运行，在整个系统面上还存在以下几个方面较为突出的问题。　　1、现代信息技术的应用，对人员素质提出了更高的要求。我公司目前涉及的人员计算机操作和应用方面的知识还很欠缺，跟不上工作要求，为了使信息系统充分发挥其应有的管理作用，需对人员进行比不可少的经常性的专业化培训。　　2、目前，配送管理系统、仓储管理系统的还没有发挥其应有的作用，特别是户籍化管理系统基本上没有正常运行，不能建立起有效的数据库，影响了整体工作的进展。　　3、由于客观原因，用户卡、掌上电脑还没有完全到位，加上农村时常停电，整体功能的优势目前还难以全面发挥和显现。　　六、今后工作的初步打算　　第一、加强对全员的信息化知识的培训，力争在较短的时间内使重要岗位的工作人员达到专业水平，其余人员达到初级水平，这是发挥信息网络功能的基础。　　第二、充分发挥网络功能在访销、送货，尤其是在户管工作中的作用，让信息化系统真正做到为工作服务，不使其成为一种摆设。　　第三、以这次建立信息化系统为契机，进一步规范内部、规范市场。在内部严格按照上级的有关规定，不撞红线，不违规经营，在外部加快零售户整合进度，严查重处，规范市场经营秩序，促使市场在规范、平稳的秩序下运行。　　总之，访、配综合软件彻底的正常运转，更高质量的功能发挥，需要很长的一段时间，这当然离不开市局党委的领导和支持，更离不开分公司网建办的指导和鼓励。在整体系统运转的过程中，我们将不断以更高的标准来要求和规范公司的经营行为，用先进信息系统的支持使决策更加准确化、营销策略更加标准化、企业形象更加精神化。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　礼泉县烟草公司　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二OO三年五月三十日

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